Die E-Rechnungspflicht ab 01.01.2025 – Das kommt auf Sie zu
24. Oktober 2024
nach langen und zähen Verhandlungen wurde Ende März 2024 das Wachstumschancengesetz endgültig verabschiedet. Neben einigen Vorhaben zur Entlastung von Unternehmen beinhaltet das Gesetz auch eine Neuregelung zur Rechnungsstellung, auf die Sie sich jetzt schon vorbereiten sollten: Die neue E-Rechnungspflicht.
Nachdem nun am 15.10.2024 vom Bundesfinanzministerium ein Anwendungsschreiben zur praktischen Umsetzung erging, möchte ich Sie über die wichtigsten Regelungen informieren:
Was wurde beschlossen?
Zukünftig werden alle Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland (inkl. Gebiete nach § 1 Abs. 3 UStG) ansässig sind, von der neuen E-Rechnungspflicht erfasst. Damit sind Business-to-Business-Umsätze zukünftig verpflichtend über E-Rechnungen abzurechnen (wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 – 29 UStG steuerbefreit ist – z.B. Dienstleistungen der Heilberufe, Versicherungsvertreter, Wohnungsvermietung, etc.).
Als E-Rechnung gilt hierbei aber nur noch ein Beleg, der in einem bestimmten, strukturierten, elektronischen Format, das der EU-Richtlinie 2014/55/EU entspricht, ausgestellt wird.
Auf einen Blick: Ablauf Übergangsregelungen zur E-Rechnungspflicht
Welche Rechnungen entsprechen der EU-Richtlinie 2014/55/EU?
Das neue E-Rechnungsformat deckt sich nicht mit dem, was gemeinhin unter E-Rechnungen verstanden wird. Eine E-Rechnung muss zukünftig einem bestimmten Format entsprechen, das elektronisch ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden kann.
Wichtig: Papierrechnungen und Rechnungen im PDF-Format fallen nicht darunter. Diese werden künftig als "sonstige Rechnung" bezeichnet.
Welches technische Format konkret gewählt wird, kann zwischen dem Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart werden.
Wichtig ist nur, dass sich die Umsatzsteuer und die zugehörigen, nach Umsatzsteuergesetz erforderlichen Rechnungsdaten, richtig und vollständig aus dem Beleg extrahieren lassen und das Format der europäischen Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr kompatibel ist.
Um für Unternehmen Planungssicherheit zu gewährleisten, stellt das Bundesfinanzministerium mit Schreiben v. 15.10.2024 klar, dass die bestehenden Rechnungsformate, die bereits heute für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber verwendet werden (konkret die X-Rechnung und ZUGFeRD-Rechnung ab Version 2.0.1) diese Kriterien erfüllen und E-Rechnungen nach neuem Format darstellen.
… doch was ist eine „X-Rechnung“ oder „ZUGFeRD-Rechnung“?
Eine X-Rechnung ist ausschließlich ein strukturiertes Datenformat, welches ermöglicht, dass Rechnungsdaten direkt und ohne Medienbruch in die Buchführungsverarbeitung eingelesen werden können. Es handelt sich hierbei meistens um eine „XML-Datei“.
Da die Datei nur als Datensatz der maschinellen Verarbeitung dient, eignet sich diese nicht für eine menschliche Sichtprüfung.
Eine ZUGFeRD-Rechnung ist als „hybrides Rechnungsformat“ eine Kombination aus einem maschinenlesbaren Datensatz (XML-Datei) und einer menschenlesbaren PDF-Rechnungsdatei. Beide Datenteile sind in einer Datei zusammengefasst.
Sie beinhaltet also die Vorteile der X-Rechnung, ohne auf die „normale“ menschliche Lesbarkeit verzichten zu müssen.
Meines Erachtens wird die ZUGFeRD-Rechnung als hybrides Rechnungsformat im normalen Geschäftsleben die größere Rolle spielen.
Ab wann gilt die neue E-Rechnungspflicht?
Grundsätzlich gelten die Neuregelungen bereits ab dem 1.1.2025. Um den Unternehmen die Umstellung zu erleichtern gibt es aber Übergangsregelungen für das Ausstellen von E-Rechnungen:
Umsatzausführung nach dem 31.12.2024 und vor dem 1.1.2027:
Unternehmen dürfen weiterhin über Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format abrechnen, statt eine E-Rechnung zu erstellen.
Umsatzausführung nach dem 31.12.2025 und vor dem 1.1.2028:
Unternehmen dürfen weiterhin über sogenannte EDI-Rechnungen (Electronic-Data-Interchange-Rechnungen) die Umsätze abrechnen, auch wenn aus den Rechnungen die geforderten Daten nicht automatisch extrahiert werden können.
Umsatzausführung nach dem 31.12.2026 und vor dem 1.1.2028:
Unternehmen dürfen weiterhin eine Papierrechnung oder mit Zustimmung des Empfängers eine in einem anderen elektronischen Format ausgestellte Rechnung verwenden, wenn das ausstellende Unternehmen im vorangegangenen Kalender einen Gesamtumsatz (nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hatte.
Gibt es Erleichterungen und Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht?
• Die neue E-Rechnungspflicht greift nur für Umsätze zwischen Unternehmen, die im Inland ansässig sind.
• Für Rechnungen an Privatpersonen gibt es keine Neuerungen.
• Ebenso gelten die neuen Regelungen nicht für sog. Kleinbetragsrechnungen (< 250,00 EUR brutto) und Fahrausweise, die als Rechnungsbeleg verwendet werden.
Lange Übergangsfristen – müssen Sie trotzdem jetzt handeln?
Kurz beantwortet: Ja.
Für das Ausstellen der Rechnungen gibt es wie beschrieben Übergangsfristen.
Erhalten Sie aber Rechnungen von Unternehmen, die von diesen Übergangsregeln keinen Gebrauch machen, müssen Sie ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, Rechnungen im neuen E-Rechnungsformat in Ihrem Unternehmen empfangen und verarbeiten zu können.
Lt. Auffassung des Bundesfinanzministeriums reicht es als Empfangsmöglichkeit aus, wenn Sie Ihren Lieferanten Ihre E-Mail Adresse für den Rechnungsempfang zur Verfügung stellen.
Wichtig hierbei: Rechnungen sind immer im Ursprungsformat zu archivieren.
Wenn Sie beispielsweise Rechnungen per E-Mail erhalten, so sind diese Rechnungen (im Regelfall als PDF-Datei) digital zu archivieren, beispielsweise im (backupgeschützten) E-Mail oder Windows-Ordner. Ein Ausdrucken dieser Rechnungen alleine reicht nicht aus.
Um diesen Anforderungen leichter gerecht zu werden, möchten wir Ihnen unsere Belegaustauschportale „DATEV Unternehmen Online“ und „Lexware Office“ als Lösung zur revisionssicheren Archivierung Ihrer Rechnungen vorstellen.
Mit diesen Belegaustauschportalen profitieren Sie von einer zentralen Plattform, die Ihnen eine einfache und effiziente Verwaltung Ihrer digitalen Belege ermöglicht. Ihre E-Rechnungen werden sicher archiviert und sind jederzeit abrufbar.
Darüber hinaus unterstützen diese Systeme den gesamten Prozess der Belegbearbeitung, von der Erfassung bis zur Buchung.
Auch das Ausstellen von E-Rechnungen ist über beide Programme, je nach gebuchter Programmversion, möglich.
Nutzen Sie gerne die Vorteile dieser Programme, auch um Ihre eigenen Arbeitsabläufe sowie die Zusammenarbeit mit Ihrer Steuerkanzlei zu optimieren.
Informationen zu unseren Belegaustauschportalen finden Sie hier:
DATEV Unternehmen Online: https://www.datev.de/web/de/loesungen/unternehmer/rechnungswesen/buchfuehrung/buchfuehrung-effizienter-gestalten/belege-digitalisieren-mit-unternehmen-online/
(gut geeignet für den reinen Belegaustausch; der bisherige Papier-Pendelordner wird über die Plattform digital)
Lexware Office (ehemals LexOffice): https://office.lexware.de/
(gut geeignet für viele kleinere Betriebe, die nicht nur ihren „Pendelordner“ aufbereiten wollen, sondern ein vollumfänglicheres Portal nutzen möchten; z.B. für die Rechnungsschreibung, Onlinebanking, Buchführungserstellung als „Selbstbucher“ )
Hintergrundinformationen und nähere Details zur E-Rechnungspflicht finden Sie auch auf folgender Informationsseite der IHK: https://www.ihk.de/darmstadt/produktmarken/recht-und-fair-play/steuerinfo/bmf-plant-verpflichtende-erechnung-und-meldesystem-5784882
